Pengidentifikasi Resiko Kegagalan Proyek Berbasis Teknologi Informasi

1. Pendahuluan
Pada saat ini, penggunaan teknologi informasi (TI) berkembang dengan pesatnya. Berbagai aplikasi sistem informasi memungkinkan pemrosesan data dan laporan dengan cepat. Proyek TI bisa mengimplementasikan perlengkapan, aplikasi, pelayanan, dan teknologi dasar untuk mendukung operasi, manajemen, analisis, dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi [1].

Semakin lama, semakin banyak organisasi yang tergantung pada TI untuk menjalankan operasi mereka sehari-hari dan hal ini menyebabkan tingginya kerentanan organisasi tersebut pada resiko dalam kegagalan TI [2]. Hasil sebuah penelitian yang dilakukan oleh Standish Group International pada tahun 1999 menunjukkan bahwa dari 7400 proyek TI, ditemukan 34% proyek terlambat atau overbudget, 31% proyek terlantar, direka-ulang, atau dimodifikasi, dan hanya 24% proyek yang bisa diselesaikan tepat waktu dan sesuai budget. Sebuah penelitian lain menunjukkan bahwa 60% dari resiko kegagalan TI memiliki dampak yang tinggi[3]. Dengan tingginya tingkat probabilitas kegagalan dan dampak yang disebabkan oleh resiko kegagalan tersebut, manajemen resiko TI merupakan isu penting yang harus diperhatikan dalam proyek-proyek TI.



2. Metode Penelitian
Resiko merupakan pengukuran probabilitas dan konsekuensi tidak tercapainya tujuan proyek yang telah didefinisikan [4]. Resiko proyek adalah kejadian atau kondisi yang tidak pasti, yang bila terjadi, akan memiliki efek negatif atau positif pada tujuan proyek [5]. Resiko terjadi akibat kurangnya pengetahuan kita terhadap kejadian-kejadian di masa yang akan datang [6]. Komponen utama yang ada dalam resiko adalah probabilitas dan dampak.

Manajemen resiko adalah tindakan atau persiapan dalam menghadapi resiko. Manajemen resiko mencakup kegiatankegiatan perencanaan dalam menghadapi resiko, assessing (identifikasi dan analisis) isu-isu resiko, pengembangan strategi penanganan resiko, dan pengamatan bagimana resiko-resiko tersebut berubah[7]. Manajemen resiko penting karena, dengan manajemen resiko, sebuah organisasi bias mengetahui cara-cara / metode yang tepat untuk menghindari atau mengurangi besarnya kerugian yang diderita perusahaan sebagai akibat ketidakpastian terjadinya suatu peristiwa yang merugikan. Kegiatan yang ada dalam manajemen resiko adalah sebagai berikut [8]:
1. Perencanaan resiko
2. Pengukuran resiko
3. Penanganan resiko
Strategi yang bisa diterapkan untuk menangani resiko adalah menyimpan resiko, menransfer resiko, menghindari resiko, mengontrol/mengurangi resiko.

Secara umum, penelitian terdiri atas tiga tahap yaitu : mengidentifikasi tujuh item resiko teratas dimana item-item resiko didapatkan melalui berbagai literatur, menguantifikasi dampak dari tujuh item resiko teratas terhadap jadwal dan biaya proyek, mencari strategi penanganan resiko yang sesuai untuk menanggulangi ketujuh item resiko tersebut.

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini terbagi menjadi dua tahap dimana dimasing-masing tahap disebarkan kuesioner untuk diisi oleh responden yang datang dari berbagai jenis perusahaan, tidak hanya dari software hous saja. Rata-rata pengalaman respondenadalah 7,05 tahun

Responden diminta untuk mengisi dua jenis kuesioner dimana kuesioner pertama bertujuan untuk mendapatkan tujuh item teratas (terdapat 29 item resiko dalam kuesioner pertama) sedangkan kuesioner kedua bertujuan untuk mendapatkan kuantifikasi dampak terhadap jadwal dan biaya proyek dari tujuh item resiko teratas yang didapatkan dari kuesioner pertama dan juga mencari strategi penanganan resiko yang sesuai untuk mengatasi ketujuh item resiko tersebut. Kuesioner kedua disebarkan setelah tujuh item resiko teratas didapatkan sesuai dengan hasil dari kuesioner pertama.

Item-item resiko terbagi menjadi 7 kelompok, sesuai dengan hasil penelitian Baccarini, Salm, dan Love di tahun 2004, yaitu :

1. Resiko dalam hubungan perdagangan dan hukum

2. Resiko dalam lingkungan ekonomi

3. Resiko dalam faktor manusia

4. Resiko dalam lingkungan politik

5. Resiko dalam isu teknologi dan teknik

6. Resiko dalam aktivitas manajemen dan kontrol

7. Resiko dalam kegiatan individu

Ada dua item resiko yang ditambahkan kedalam kelompok resiko “aktivitas manajemen dan kontrol”. Dua item resiko tersebut adalah “metodologi pen

gembangan sistem” dan “kurangnya contingency planning”. Kedua item resiko ini didapatkan dari literatur yang ditulis oleh Maguire di tahun 2002.

Pada kuesioner pertama, responden diminta untuk mengisi kolom probabilitas dan dampak dimana probabilitas dandampak terbagi menjadi tiga tingkatan : tinggi, menengah, dan rendah. Ketiga tingkat ini diberi bobot yang berbeda yaitu 3,2,1 untuk probabilitas tinggi, menengah, dan rendah dan 5,3,1 untuk dampak tinggi, menengah, dan rendah. Pemberian bobot sengaja

dibedakan karena resiko dengan probabilitas rendah dan dampak tinggi jauh lebih berbahaya dibandingkan dengan resiko dengan probabilitas tinggi dan dampak yang rendah.

Tujuh item resiko teratas

Strategi yang disarankan oleh responden pada intinya menyangkut empat poin berikut :

1. Komunikasi : adanya komunikasi memungkinkan kita untuk mendapatkan informas dan memberikan informasi pada orang yang tepat di saat yang tepat pula.
2. Kolaborasi : kolaborasi dimulai dengan adanya komunikasi. Kolaborasi dimulai dengan mengikutsertakan pengguna sejak proyek pertama kali dimulai, dengan demikian miskomunikasi dan disconnection bisa terhindari
3. Konsensus : konsensus sangat berguna untuk menyelesaikan friksi yang mungkin terjadi antara pengguna dan tim proyek. Konsensus akan lebih mudah dilakukan bila komunikasi dan kolaborasi telah terjalin
4. Legalisasi perintah kerja : legalisasi dari perintah kerja sangat penting agar segala tindakan yang dilakukan dalam proyek memiliki kekuatan hukum dan bisa digunakan untuk membela diri apabila salah satu pihak baik pengguna maupun tim proyek menyalahi kesepakatan yang telah dibuat.