Pengendalian Proyek dan Ruang Lingkup Proyek

Pengertian

Langkah selanjutnya setelah melaksanakan perencanaan adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya untuk mencapai sasaran. Untuk itu diperlukan usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti.

Perencanaan berkonsentrasi pada:

>>Penetapan arah dan tujuan.

>>Pengalokasian sumber daya.

>>Pengantisipasian masalah pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan.

Skema Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Langkah-langkah dalam Pengendalian Proyek

1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan.
   
   
2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.
   
   
3. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.

Proses Pengendalian

Proses yang dilakukan untuk pengendalian dalam manajemen proyek adalah :

• Otorisasi Pekerjaan
  
  Otorisasi pekerjaan adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen bawah hingga ke tim pekerja untuk melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika wewenang sudah diberikan maka manajer proyek atau manejer fungsional sudah bisa memulai mempergunakan proyek untuk membeli material ataupun membayar tenaga kerja. Suatu perintah kerja merupakan hal yang penting dalam rangka pengendalian proyek.
  

• Pengumpulan Data
  Perkembangan pekerjaan dan biayanya untuk setiap paket kerja periodik dimaksukkan ke dalam PCAS untuk kemudian diringkas dan dihitung untuk keseluruhan paket kerja dan departemen.

Analisis Perfomasi

Analisis Biaya dan Jadwal

Variabel yang digunakan untuk menganalisis biaya dan jadwal proyek :

BCWS, (Budget Cost of Work Schedule) yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.

ACWP, (Actual Cost of Work Perfomed) yaitu variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.

BCWP, (Budget Cost of Work), variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Ruang Lingkup Proyek

• WBS (Work Breakdown Structure)
  WBS adalah proses hierarkis yang membagi pekerjaan proyek menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil . Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan yang telah diidentifikasikan dan WBS digunakan sebagai basis pengendalian.
• OBS (Organizational Breakdown Structure)
  OBS adalah proses hierarkis yang melukiskan bagaimana perusahaan di organisasi untuk menentukan tanggung jawab kerja. Tujuan OBS adalah menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kerja unit organisasi, mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab untuk paket kerja, dan mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian biaya.
• RAM (Responsibility Assignment Matriks)
  RAM merupakan martiks yang menggambarkan hubungan antara WBS dan OBS. Dalam RAM, setiap unit organisasi dalam OBS ditugaskan kepada tiap aktivitas yang terdapat dalam WBS.