Work Breakdown Structure (WBS) hampir memiliki pengertian yang mirip dengan daftar tugas. Bentuk paling sederhana dari WBS adalah outline dan outline dapat digambar ulang menjadi diagram pohon. Dalam WBS terdaftar setiap pekerjaan, setiap sub-pekerjaan, setiap tonggak penting dari proyek (milestone) dan produk atau jasa yang akan diserah terimakan (deliverables).
Mengacu pada tujuan Proyek Pengembangan IAIN Sunan Kalijaga, maka ditetapkan komponen proyek yang dilaksanakan yaitu :
- Pekerjaan sipil
- Pengadaan peralatan
- Konsultan Auditing
- Peralatan penunjang operasi PMU
- Furniture & Fixture
- Pelatihan untuk peningkatan kapasitas staff
- Paket Konsultan
- Peningkatan mutu akademis
Paket-paket pekerjaan mengacu pada lingkup kerja yang tertuang dalam Project Proposal After Aide Memoire signed in Jakarta 24 Desember 2002 adalah sebagai berikut :
- Satu paket untuk pekerjaan konstruksi dengan membangun gedung baru dan fasilitas-fasillitas pendukungnya.
- Empat paket dikelompokan berdasarkan karakteristik dari barang atau peralatan yang diadakan dan disesuaikan dengan sumber pendanaannya. Empat paket pengadaan barang tersebut adalah sebagai berikut:
- Paket A meliputi pengadaan barang untuk ilmu pengetahuan (science) dan tehnologi
- Paket B meliputi pengadaan untuk fasilitas pendidikan
- Paket C meliputi pengadaan untuk fasilitas kesehatan
- Paket D meliputi pengadaan generator listrik
- Satu paket untuk jasa auditing/pemeriksaan yang diperlukan untuk memeriksa administrasi dan keuangan proyek yang dibiayai dari Islamic Development Bank dan Pemerintah Indonesia.
- Satu paket untuk unit manajemen proyek yang dibiayai oleh Islamic development bank untuk peralatan kantor penunjang operasi dan aktifitas unit manajemen proyek seperti: komputer, printer, notebook, telepon dan faksimile, mesin foto kopi, scanner dan kamera.
- Tiga paket dikelompokan berdasarkan jenis jasa konsultasi sebagai berikut:
- Konsultan manajemen dan pengawasan proyek (PMSC)
- Konsultan tehnik dan perancangan (DED)
- Konsultan peralatan (EQC)
- Satu paket untuk pengadaan perabotan dan perlengkapan gedung yang dibiayai dengan dana pemerintah, meliputi pengadaan perabotan kantor, perabotan untuk kelas dan perabotan untuk asrama mahasiswa.
- Satu paket untuk pelatihan dan peningkatan kapasitas staf yang juga dibiayai oleh Pemerintah Indonesia.
- Satu paket untuk meningkatkan program akademis dengan cara menciptakan program studi baru yang juga dibiayai dengan dana Pemerintah Indonesia.
- Satu paket untuk mengembangkan sistem informasi dan tehnologi.
Untuk setiap paket pangadaan, maka dilaksanakan tahap-tahap sebagai berikut :
- Menyusun rencana pengadaan
- Membentuk panitia
- Menetapkan sistem pengadaan
- Menyusun Jadwal Pengadaan
- Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (owner's estimate)
- Menyusun dokumen pengadaan
- Melaksanakan pengadaan
- Menyusun kontrak
- Melaksanakan kontrak
