Pengidentifikasi Resiko Kegagalan Proyek Berbasis Teknologi Informasi

1. Pendahuluan
Pada saat ini, penggunaan teknologi informasi (TI) berkembang dengan pesatnya. Berbagai aplikasi sistem informasi memungkinkan pemrosesan data dan laporan dengan cepat. Proyek TI bisa mengimplementasikan perlengkapan, aplikasi, pelayanan, dan teknologi dasar untuk mendukung operasi, manajemen, analisis, dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi [1].

Semakin lama, semakin banyak organisasi yang tergantung pada TI untuk menjalankan operasi mereka sehari-hari dan hal ini menyebabkan tingginya kerentanan organisasi tersebut pada resiko dalam kegagalan TI [2]. Hasil sebuah penelitian yang dilakukan oleh Standish Group International pada tahun 1999 menunjukkan bahwa dari 7400 proyek TI, ditemukan 34% proyek terlambat atau overbudget, 31% proyek terlantar, direka-ulang, atau dimodifikasi, dan hanya 24% proyek yang bisa diselesaikan tepat waktu dan sesuai budget. Sebuah penelitian lain menunjukkan bahwa 60% dari resiko kegagalan TI memiliki dampak yang tinggi[3]. Dengan tingginya tingkat probabilitas kegagalan dan dampak yang disebabkan oleh resiko kegagalan tersebut, manajemen resiko TI merupakan isu penting yang harus diperhatikan dalam proyek-proyek TI.



2. Metode Penelitian
Resiko merupakan pengukuran probabilitas dan konsekuensi tidak tercapainya tujuan proyek yang telah didefinisikan [4]. Resiko proyek adalah kejadian atau kondisi yang tidak pasti, yang bila terjadi, akan memiliki efek negatif atau positif pada tujuan proyek [5]. Resiko terjadi akibat kurangnya pengetahuan kita terhadap kejadian-kejadian di masa yang akan datang [6]. Komponen utama yang ada dalam resiko adalah probabilitas dan dampak.

Manajemen resiko adalah tindakan atau persiapan dalam menghadapi resiko. Manajemen resiko mencakup kegiatankegiatan perencanaan dalam menghadapi resiko, assessing (identifikasi dan analisis) isu-isu resiko, pengembangan strategi penanganan resiko, dan pengamatan bagimana resiko-resiko tersebut berubah[7]. Manajemen resiko penting karena, dengan manajemen resiko, sebuah organisasi bias mengetahui cara-cara / metode yang tepat untuk menghindari atau mengurangi besarnya kerugian yang diderita perusahaan sebagai akibat ketidakpastian terjadinya suatu peristiwa yang merugikan. Kegiatan yang ada dalam manajemen resiko adalah sebagai berikut [8]:
1. Perencanaan resiko
2. Pengukuran resiko
3. Penanganan resiko
Strategi yang bisa diterapkan untuk menangani resiko adalah menyimpan resiko, menransfer resiko, menghindari resiko, mengontrol/mengurangi resiko.

Secara umum, penelitian terdiri atas tiga tahap yaitu : mengidentifikasi tujuh item resiko teratas dimana item-item resiko didapatkan melalui berbagai literatur, menguantifikasi dampak dari tujuh item resiko teratas terhadap jadwal dan biaya proyek, mencari strategi penanganan resiko yang sesuai untuk menanggulangi ketujuh item resiko tersebut.

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini terbagi menjadi dua tahap dimana dimasing-masing tahap disebarkan kuesioner untuk diisi oleh responden yang datang dari berbagai jenis perusahaan, tidak hanya dari software hous saja. Rata-rata pengalaman respondenadalah 7,05 tahun

Responden diminta untuk mengisi dua jenis kuesioner dimana kuesioner pertama bertujuan untuk mendapatkan tujuh item teratas (terdapat 29 item resiko dalam kuesioner pertama) sedangkan kuesioner kedua bertujuan untuk mendapatkan kuantifikasi dampak terhadap jadwal dan biaya proyek dari tujuh item resiko teratas yang didapatkan dari kuesioner pertama dan juga mencari strategi penanganan resiko yang sesuai untuk mengatasi ketujuh item resiko tersebut. Kuesioner kedua disebarkan setelah tujuh item resiko teratas didapatkan sesuai dengan hasil dari kuesioner pertama.

Item-item resiko terbagi menjadi 7 kelompok, sesuai dengan hasil penelitian Baccarini, Salm, dan Love di tahun 2004, yaitu :

1. Resiko dalam hubungan perdagangan dan hukum

2. Resiko dalam lingkungan ekonomi

3. Resiko dalam faktor manusia

4. Resiko dalam lingkungan politik

5. Resiko dalam isu teknologi dan teknik

6. Resiko dalam aktivitas manajemen dan kontrol

7. Resiko dalam kegiatan individu

Ada dua item resiko yang ditambahkan kedalam kelompok resiko “aktivitas manajemen dan kontrol”. Dua item resiko tersebut adalah “metodologi pen

gembangan sistem” dan “kurangnya contingency planning”. Kedua item resiko ini didapatkan dari literatur yang ditulis oleh Maguire di tahun 2002.

Pada kuesioner pertama, responden diminta untuk mengisi kolom probabilitas dan dampak dimana probabilitas dandampak terbagi menjadi tiga tingkatan : tinggi, menengah, dan rendah. Ketiga tingkat ini diberi bobot yang berbeda yaitu 3,2,1 untuk probabilitas tinggi, menengah, dan rendah dan 5,3,1 untuk dampak tinggi, menengah, dan rendah. Pemberian bobot sengaja

dibedakan karena resiko dengan probabilitas rendah dan dampak tinggi jauh lebih berbahaya dibandingkan dengan resiko dengan probabilitas tinggi dan dampak yang rendah.

Tujuh item resiko teratas

Strategi yang disarankan oleh responden pada intinya menyangkut empat poin berikut :

1. Komunikasi : adanya komunikasi memungkinkan kita untuk mendapatkan informas dan memberikan informasi pada orang yang tepat di saat yang tepat pula.
2. Kolaborasi : kolaborasi dimulai dengan adanya komunikasi. Kolaborasi dimulai dengan mengikutsertakan pengguna sejak proyek pertama kali dimulai, dengan demikian miskomunikasi dan disconnection bisa terhindari
3. Konsensus : konsensus sangat berguna untuk menyelesaikan friksi yang mungkin terjadi antara pengguna dan tim proyek. Konsensus akan lebih mudah dilakukan bila komunikasi dan kolaborasi telah terjalin
4. Legalisasi perintah kerja : legalisasi dari perintah kerja sangat penting agar segala tindakan yang dilakukan dalam proyek memiliki kekuatan hukum dan bisa digunakan untuk membela diri apabila salah satu pihak baik pengguna maupun tim proyek menyalahi kesepakatan yang telah dibuat.

Pengendalian Proyek dan Ruang Lingkup Proyek

Pengertian

Langkah selanjutnya setelah melaksanakan perencanaan adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya untuk mencapai sasaran. Untuk itu diperlukan usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti.

Perencanaan berkonsentrasi pada:

>>Penetapan arah dan tujuan.

>>Pengalokasian sumber daya.

>>Pengantisipasian masalah pemberian motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan.

Skema Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Langkah-langkah dalam Pengendalian Proyek

1. Menentukan standar performansi sesuatu yang akan dikendalikan.
   
   
2. Membandingkan antara performansi aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang direncanakan.
   
   
3. Melakukan tindakan koreksi, bila performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan koreksi perlu dilakukan.

Proses Pengendalian

Proses yang dilakukan untuk pengendalian dalam manajemen proyek adalah :

• Otorisasi Pekerjaan
  
  Otorisasi pekerjaan adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen bawah hingga ke tim pekerja untuk melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika wewenang sudah diberikan maka manajer proyek atau manejer fungsional sudah bisa memulai mempergunakan proyek untuk membeli material ataupun membayar tenaga kerja. Suatu perintah kerja merupakan hal yang penting dalam rangka pengendalian proyek.
  

• Pengumpulan Data
  Perkembangan pekerjaan dan biayanya untuk setiap paket kerja periodik dimaksukkan ke dalam PCAS untuk kemudian diringkas dan dihitung untuk keseluruhan paket kerja dan departemen.

Analisis Perfomasi

Analisis Biaya dan Jadwal

Variabel yang digunakan untuk menganalisis biaya dan jadwal proyek :

BCWS, (Budget Cost of Work Schedule) yaitu variabel yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.

ACWP, (Actual Cost of Work Perfomed) yaitu variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.

BCWP, (Budget Cost of Work), variabel yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Ruang Lingkup Proyek

• WBS (Work Breakdown Structure)
  WBS adalah proses hierarkis yang membagi pekerjaan proyek menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil . Penggunaan WBS membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua produk dan elemen pekerjaan yang telah diidentifikasikan dan WBS digunakan sebagai basis pengendalian.
• OBS (Organizational Breakdown Structure)
  OBS adalah proses hierarkis yang melukiskan bagaimana perusahaan di organisasi untuk menentukan tanggung jawab kerja. Tujuan OBS adalah menyediakan suatu kerangka untuk meringkas kerja unit organisasi, mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab untuk paket kerja, dan mengikat unit organisasi kepada akun pengendalian biaya.
• RAM (Responsibility Assignment Matriks)
  RAM merupakan martiks yang menggambarkan hubungan antara WBS dan OBS. Dalam RAM, setiap unit organisasi dalam OBS ditugaskan kepada tiap aktivitas yang terdapat dalam WBS.

PENEMUAN TERBARU, DUNIA FISIKA MODERN

Belum lama berselang, tepatnya tanggal 5 Juni yang lalu, suatu berita besar iptek muncul dari sebuah konperensi fisika “Neutrino 98″ yang berlangsung di Jepang. Neutrino, salah satu partikel dasar yang jauh lebih kecil daripada elektron, ternyata memiliki massa, demikian laporan dari suatu tim internasional yang tergabung dalam eksperimen Super-Kamiokande. Tim ahli-ahli fisika yang terdiri dari kurang lebih 120 orang dari berbagai negara termasuk AS, Jepang, Jerman, dan Polandia tersebut melakukan penelitian terhadap data-data yang dikumpulkan selama setahun oleh sebuah laboratorium penelitian neutrino bawah tanah di Jepang.


Jika laporan ini terbukti benar dan dapat dikonfirmasi kembali oleh tim lainnya maka akan membawa dampak yang sangat luas terhadap beberapa teori fisika, terutama pembahasan mengenai interaksi partikel dasar, teori asal mula daripada alam semesta ini serta problema kehilangan massa (missing mass problem) maupun teori neutrino matahari.


Neutrino, atau neutron kecil, adalah suatu nama yang diberikan oleh fisikawan dan pemenang hadiah Nobel terkenal dari Jerman: Wolfgang Pauli. Neutrino adalah partikel yang sangat menarik perhatian para fisikawan karena kemisteriusannya. Neutrino juga merupakan salah satu bangunan dasar daripada alam semesta yang bersama-sama dengan elektron, muon, dan tau, termasuk dalam suatu kelas partikel yang disebut lepton. Lepton bersama-sama dengan enam jenis partikel quark adalah pembentuk dasar semua benda di alam semesta ini.


Ditemukan secara eksperimental pada tahun 1956 (dalam bentuk anti partikel) oleh Fred Reines (pemenang Nobel fisika tahun 1995) dan Clyde Cowan, neutrino terdiri dari 3 rasa (flavor), yakni: neutrino elektron, neutrino mu dan neutrino tau. Neutrino tidak memiliki muatan listrik dan selama ini dianggap tidak memiliki berat, namun neutrino memiliki antipartikel yang disebut antineutrino. Partikel ini memiliki keunikan karena sangat enggan untuk berinteraksi. Sebagai akibatnya, neutrino dengan mudah dapat melewati apapun, termasuk bumi kita ini, dan amat sulit untuk dideteksi.


Diperkirakan neutrino dalam jumlah banyak terlepas dari hasil reaksi inti pada matahari kita dan karenanya diharapkan dapat dideteksi pada laboratorium di bumi. Untuk mengurangi pengaruh distorsi dari sinar kosmis, detektor neutrino perlu ditaruh di bawah tanah. Dengan mempergunakan tangki air sebanyak 50 ribu ton dan dilengkapi dengan tabung foto (photomultiplier tube) sebanyak 13 ribu buah, tim Kamiokande ini menemukan bahwa neutrino dapat berosilasi atau berganti rasa. Karena bisa berosilasi maka disimpulkan bahwa neutrino sebenarnya memiliki massa.


Penemuan ini sangat kontroversial karena teori fisika yang selama ini kerap dipandang sebagai teori dasar interaksi partikel, yakni disebut teori model standard, meramalkan bahwa neutrino sama sekali tidak bermassa. Jika penemuan neutrino bermassa terbukti benar maka boleh jadi akan membuat teori model standard tersebut harus dikoreksi.

Penemuan neutrino bermassa juga mengusik bidang fisika lainnya yakni kosmologi. Penemuan ini diduga dapat menyelesaikan problem kehilangan massa pada alam semesta kita ini (missing mass problem). Telah sejak lama para ahli fisika selalu dihantui dengan pertanyaan: Mengapa terdapat perbedaan teori dan pengamatan massa alam semesta? Jika berat daripada
bintang-bintang, planet-planet, beserta benda-benda alam lainnya dijumlahkan semua maka hasilnya ternyata tetap lebih ringan daripada berat keseluruhan alam semesta.

Para ahli fisika menganggap bahwa terdapat massa yang hilang atau tidak kelihatan. Selama ini para ahli tersebut berteori bahwa ada partikel unik yang menyebabkan selisih massa pada alam semesta. Namun teori semacam ini memiliki kelemahan karena partikel unik yang diteorikan tersebut belum pernah berhasil ditemukan.

Dari hasil penemuan tim Kamiokande ini dapat disimpulkan bahwa ternyata partikel unik tersebut tidak lain daripada neutrino yang bermassa.

Menurut teori dentuman besar (Big Bang) alam semesta kita ini bermula dari suatu titik panas luar biasa yang meledak dan terus berekspansi hingga saat ini. Fisikawan Arno Penzias dan Robert Wilson (keduanya kemudian memenangkan hadiah Nobel fisika tahun 1978) pada tahun 1965 menemukan sisa-sisa gelombang mikro peninggalan dentuman besar yang sekarang
telah mendingin hingga suhu sekitar 3 Kelvin. Namun salah satu hal yang masih diperdebatkan adalah masalah ekspansi alam semesta itu sendiri. Apakah hal ini akan terus menerus terjadi tanpa akhir? Penemuan neutrino bermassa diharapkan akan bisa menjawab pertanyaan yang sulit ini.

Bayangkan suatu neutrino yang sama sekali tidak bermassa, seperti yang diperkirakan selama ini. Gaya gravitasi tentu tidak akan berpengaruh sama sekali pada partikel yang tidak memiliki berat. Namun apa yang terjadi jika neutrino ternyata memiliki berat? Dalam jumlah yang amat sangat banyak neutrino-neutrino ini tentu akan bisa mempengaruhi ekspansi alam semesta. Tampaknya ada kemungkinan ekspansi alam semesta suatu saat akan terhenti dan terjadi kontraksi atau penciutan kembali jika ternyata neutrino memiliki massa.

Terakhir masih ada satu lagi problem fisika yang akan diusik oleh hasil penemuan ini yaitu problem neutrino matahari, dimana terjadi selisih jumlah perhitungan dan pengamatan neutrino yang dihasilkan oleh matahari kita.

Untuk keabsahan penemuan ini tim internasional dari eksperimen super Kamiokande dalam laporannya juga mengajak tim-tim saintis lainnya untuk mengkonfirmasi penemuan mereka. Namun menurut pengalaman di masa lalu, laporan osilasi neutrino dan neutrino bermassa selalu kontroversi dan jarang bisa dikonfirmasi kembali.

Untuk sementara ini para ahli harus sabar menunggu karena eksperimen semacam ini hanya bisa dilakukan oleh segelintir eksperimen saja di seluruh dunia. Yang pasti jika hasil penemuan ini memang nantinya terbukti benar maka jelas dampaknya akan sangat terasa pada beberapa teori fisika modern.